Datenschutzerklärung

1. Datenschutz auf einen Blick

Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie diese Website besuchen oder die Plattform Freigabe.io nutzen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können.

Freigabe.io ist eine Plattform für Videoagenturen. Agenturen (unsere Kunden) nehmen darüber Briefings ihrer Kunden entgegen, laden Videos hoch, holen Kommentare und verbindliche Freigaben ein und erstellen Abnahmeprotokolle. Soweit eine Agentur dabei personenbezogene Daten ihrer Kunden verarbeitet, ist sie Verantwortliche im Sinne der DSGVO; wir handeln als Auftragsverarbeiter auf Grundlage unseres Auftragsverarbeitungsvertrags.

2. Verantwortliche Stelle

That Works Media UG (haftungsbeschränkt)
Berlin
Vertreten durch den Geschäftsführer Johannes Westphal
E-Mail: info@thatworksmedia.com

3. Datenerfassung auf dieser Website

Die Datenverarbeitung auf dieser Website erfolgt durch den Websitebetreiber. Im Folgenden informieren wir Sie über die einzelnen Verarbeitungsvorgänge und die dabei eingesetzten Dienste.

4. Hosting

Wir hosten die Anwendung bei Vercel Inc., 440 N Barranca Ave #4133, Covina, CA 91723, USA. Alle Server-Funktionen sind auf die Region Paris (cdg1) festgelegt, sodass Anfragen innerhalb der EU verarbeitet werden; statische Inhalte werden über ein weltweites CDN ausgeliefert. Beim Aufruf werden IP-Adresse, User-Agent, Zeitpunkt und aufgerufene URL in Server-Logs verarbeitet. Grundlage der Übermittlung in die USA sind die EU-Standardvertragsklauseln und die Zertifizierung von Vercel nach dem EU-US Data Privacy Framework. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren und performanten Betrieb).

5. Datenbank und Authentifizierung

Für Datenbank, Authentifizierung und Dateispeicher nutzen wir Supabase (Supabase Inc.) mit Datenresidenz in Paris, Frankreich (AWS-Region eu-west-3). Gespeichert werden Kontoinformationen (E-Mail, Name, Rolle), Organisationsdaten sowie alle projektbezogenen Daten: Kundenkontakte, Briefings mit Anhängen, Projekte, Aufgaben, Kommentare und Freigabe-Nachweise. Die Daten werden verschlüsselt gespeichert und übertragen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

Anmeldung mit Google. Wenn Sie sich mit Ihrem Google-Konto registrieren oder anmelden, erhalten wir von Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und ggf. Ihr Profilbild. Google erfährt dabei, dass Sie sich bei Freigabe.io anmelden; für die Verarbeitung bei Google ist Google selbst verantwortlich. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Anmeldung mit E-Mail und Passwort bleibt jederzeit ohne Google möglich.

6. Briefing-Formulare

Agenturen können ein öffentliches Briefing-Formular (Link oder Einbettung per iframe) bereitstellen. Wenn Sie als Kunde einer Agentur ein Briefing ausfüllen, verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen Angaben (Name, E-Mail, Firma und die Antworten im Formular) sowie hochgeladene Anhänge im Auftrag der Agentur. Sie erhalten eine Eingangsbestätigung per E-Mail. Zum Schutz vor Missbrauch wird die IP-Adresse kurzzeitig für eine Ratenbegrenzung gespeichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung mit der Agentur) bzw. lit. f DSGVO (Missbrauchsabwehr).

7. Videoverarbeitung

Hochgeladene Videos werden von Mux, Inc., 275 Sacramento Street, San Francisco, CA 94111, USA, transkodiert, gespeichert und als adaptiver Stream ausgeliefert. Dabei werden die Videodatei (einschließlich darin abgebildeter Personen), technische Metadaten und beim Abruf die IP-Adresse des Betrachters verarbeitet. Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln und der Zertifizierung von Mux nach dem EU-US Data Privacy Framework. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

Beim Abspielen erhebt der Videoplayer von Mux technische Wiedergabedaten (z. B. Ladezeiten, Abbrüche, Browser, ungefährer Standort aus der IP-Adresse), damit wir Störungen der Wiedergabe erkennen können. Der Player setzt dabei keine Cookies und speichert nichts auf Ihrem Gerät. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer funktionierenden Wiedergabe).

8. Review-Links, Kommentare und Freigaben

Agenturen teilen Videos über einen Review-Link, der optional mit PIN und Ablaufdatum geschützt ist. Wenn Sie über einen solchen Link ein Video ansehen, kommentieren oder freigeben, verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, den Inhalt und die Zeitmarke Ihrer Kommentare sowie Ihre Freigabeentscheidung.

Eine erteilte Freigabe ist für die Agentur verbindlich. Damit sie nachweisbar bleibt, speichern wir zur Freigabe zusätzlich Zeitstempel, IP-Adresse, User-Agent Ihres Browsers und die freigegebene Videoversion und stellen diese Angaben in einem Abnahmeprotokoll (PDF) bereit. Diese Nachweise werden so lange aufbewahrt wie das Projekt der Agentur besteht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Vertrags zwischen Ihnen und der Agentur) sowie lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Nachweisbarkeit der Abnahme).

Ist für ein Projekt der Download freigegeben, wird der Download-Link 30 Tage nach der Freigabe automatisch deaktiviert; Downloads werden gezählt.

9. E-Mail-Versand

Für den Versand transaktionaler E-Mails (Briefing-Eingang, Review-Einladung, neue Kommentare, Freigabe und Abnahmeprotokoll, Team-Einladungen, Deadline- und Löschungs-Erinnerungen) nutzen wir Resend (Plus Five Five, Inc.), 2261 Market Street #5039, San Francisco, CA 94114, USA. Dabei werden E-Mail-Adresse, Name und Nachrichteninhalt verarbeitet. Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Teammitglieder können einzelne Benachrichtigungen in den Einstellungen abbestellen.

10. Team-Einladungen

Wenn eine Agentur Sie in ihr Team einlädt, speichern wir Ihre E-Mail-Adresse und die vorgesehene Rolle zusammen mit einem Einladungslink, der nach 7 Tagen verfällt. Nach Annahme wird Ihr Nutzerkonto mit der Organisation verknüpft. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

11. Zahlungsabwicklung

Die Zahlungsabwicklung erfolgt über Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Dublin, Irland. Bei Abschluss eines kostenpflichtigen Tarifs werden Name, Rechnungsadresse, E-Mail-Adresse, USt-IdNr. und Zahlungsdaten direkt von Stripe verarbeitet; Stripe ist insoweit eigenständig Verantwortlicher. Wir selbst speichern keine vollständigen Zahlungsdaten, sondern nur die Stripe-Kundennummer, den gebuchten Tarif und den Abrechnungszeitraum. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) und lit. c DSGVO (steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten).

12. Webanalyse

Wir nutzen Vercel Analytics und Vercel Speed Insights, um die Nutzung und Ladegeschwindigkeit der Website in aggregierter Form auszuwerten. Diese Dienste setzen keine Cookies und speichern keine IP-Adressen; Besucher werden nur für die Dauer einer Sitzung über einen nicht rückführbaren Hash unterschieden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Analyse und Verbesserung der Website).

13. Schriftarten

Die verwendeten Schriftarten werden von unserem eigenen Server ausgeliefert. Beim Seitenaufruf wird keine Verbindung zu Servern von Google aufgebaut.

14. Unterauftragsverarbeiter

Die folgenden Dienstleister verarbeiten personenbezogene Daten in unserem Auftrag. Details zu den Verträgen finden Sie in unserem Auftragsverarbeitungsvertrag.

15. Speicherdauer und Löschung

16. Cookies

Wir verwenden keine Tracking- oder Werbe-Cookies. Die öffentlichen Seiten dieser Website setzen gar keine Cookies. Technisch notwendige Cookies setzen wir nur, wo sie für einen von Ihnen gewünschten Dienst unbedingt erforderlich sind:

• Anmelde-Cookies nach dem Login, damit Sie angemeldet bleiben. Sie gelten für die Dauer Ihrer Sitzung und werden beim Abmelden gelöscht bzw. laufen spätestens nach einigen Wochen ohne Nutzung ab.
• PIN-Cookie auf PIN-geschützten Review-Links, damit Sie die PIN nicht bei jedem Seitenaufruf erneut eingeben müssen.

Eine Einwilligung ist für diese Cookies nicht erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG); die anschließende Verarbeitung stützt sich auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

17. Betroffenenrechte

Sie haben jederzeit das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit gemäß Art. 15–20 DSGVO. Dies kann über die Funktion „Datenexport“ in den Einstellungen oder per E-Mail an info@thatworksmedia.com erfolgen. Sind Sie Kunde einer Agentur, die Freigabe.io nutzt, wenden Sie sich bitte zunächst an diese Agentur; wir unterstützen sie bei der Beantwortung. Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO), insbesondere bei der für uns zuständigen Berliner Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit.

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Soweit wir Daten auf Grundlage eines berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) verarbeiten, können Sie dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir weisen zwingende schutzwürdige Gründe nach, die Ihre Interessen überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Ein formloser Widerspruch an info@thatworksmedia.com genügt.